یکی از عوامل بسیار مهم و تاثیرگذار بر موفقیت پروژه ها ساختار سازمانی پروژه می باشد. هر پروژه با توجه به اهداف، محدودیت ها و الزامات خود ساختار سازمانی خاص خود را دارد ولی این ساختار میبایست در مرحله آغازین(Initiating) و با جزئیات کاملتر در مرحله برنامه ریزی (Planning) پروژه با توجه به اهمیت پروژه برای سازمان و ویژگی های پروژه بنحوی اصولی تغییر یابد یا حتی دوباره طراحی گردد.
سازمان موفق در پروژه الزاما شرایط خود و پروژه را بخوبی شناخته و ساختار سازمانی خود را با توجه به شرایط پروژه طراحی کرده تا پروژه در طول مسیر خود با تکیه بر این ساختار به اهداف استراتژیک سازمان دست یابد.
نهایتا ساختار سازمانی چهارچوبی است که بموجب آن انتظارات ، اختیارات و وظایف هر نقش و پست را در سازمان و چگونگی تشکیل ارتباط آن با دیگر نقش ها را مشخص می سازد. این ساختار در قالب نمودار سازمانی نمایش داده می شود.
یکی از نکات تعیین کننده و مهم در ساختار سازمانی پروژه میزان اعتبار و قدرت مدیرپروژه و تیم مدیریت پروژه میباشد. طبق تعریف استاندارد مدیریت پروژه PMBOK ویرایش پنجم ساختار سازمانی پروژه ها با توجه به قدرت و اعتبار تیم مدیریت پروژه و مدیر پروژه به سه حالت عملکردی (Functional)، پروژهای (Projectize)و ماتریسی (Matrix) امکان دارد. جدول زیر تاثیر نوع ساختار سازمانی را بر روی پروژه نمایش می دهد :
عملکردی
- افراد با توجه به نوع فعالیت و تخصص آنها در واحدهای مختلف (حسابداری ، مهندسی ، تبلیغات ، تدارکات و . . .) گروه بندی خواهند شد.
- هر کارمند یک مافوق یا مدیر وظیفه ای مشخص دارد.
- مدیریت کارشناسان سازمان راحت تر و ساده تر بوده.
- معمولا ارتباط بین واحدها از طریق مسئولین واحدها صورت میگیرد.
- حداقل قدرت مدیر پروژه و حداکثر قدرت مدیر عملکردی.
- هر فرد علاوه بر فعالیت های روزانه خود فعالیت های مربوط به پروژه را پیش می برد.
- افراد متخصص در یک موضوع خاص کنار روی کار خود متمرکز می شوند.
- توجه کارشناسان به کار خودشان بوده و کمتر به اهداف پروژه توجه دارند.
- هماهنگی کمتر بین کارشناسان با تخصص های مختلف.
پروژه محور:
- بیشترین کارائی و بهره وری پروژه
- سازمان دهی کل منابع انسانی سازمان با توجه به پروژه
- گزارشات نهائی پروژه به دست مدیر پروژه خواهد رسید.
- نهایت قدرت مدیر پروژه
- وفاداری بیشتر افراد به پروژه
- ارتباطات موثر بیشتر نسبت به ساختار عملکردی
- افراد پروژه بعد از اتمام آن بیکار می شوند.
- عدم وجود نظم در قرارگیری کارشناسان و متخصصین
- افراد فعالیتی بجز فعالیت مربوط به پروژه انجام نخواهد داد.
- هر فرد تخصص و توانایی قرارگیری در چندین جایگاه در ساختار سازمانی را دارد.
- تجربیات پروژه های قبلی سازمان کمتر در این پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.
ماتریسی :
ترکیبی از دو نوع پروژه ای و عملکردی که خود نیز با توجه به قدرت مدیر پروژه نسبت به قدرت مدیر عملکردی به سه حالت ماتریس ضعیف(Weak) ، متوسط(Balanced) و قوی(Strong) تقسیم می گردد.در حالت ماتریس ضعیف مدیر عملکردی قدرت بیشتری نسبت به مدیر پروژه خواهد داشت. در ماتریس قوی مدیر پروژه قدرت بیشتری نسبت به مدیر عملکردی خواهد داشت و در حالت متوسط قدرت دو مدیر پروژه مساوی خواهدبود. در حالت ماتریس ضعیف مدیر پروژه ممکن است بصورت یک کارمند کمکی درخصوص برخی هماهنگی ها عمل نماید و حتی قدرت اتخاذ تصمیم و ارائه گزارش به مدیران ارشد سازمان را نداشته باشد.
- سعی بر حداکثربودن همزمان قدرت دو مدیر پروژه ای و عملکردی
- گزارشات پروژه به دو مدیر ارسال می گردد
- برخی از ویژگی های هردو حالت پروژه محور و عملکردی را درا می باشد
- مدیریت مسائل پیچیده تر بوده
- مسائل تخصصی توسط متخصصین و مدیران عملکردی مدیریت شده و مسائل مربوط به مدیریت پروژه توسط تیم پروژه مدیریت می گردد
در بسیاری از سازمان ها از ساختاری با نام ترکیبی استفاده می شود. این ساختار بگونه ایست که در سطوح مختلف با تمام انواع ساختارهای سازمانی سرو کار دارد. به عنوان مثال یک سازمان با ساختار عملکردی ممکن است جهت پیشبرد یک پروژه مهم اقدام به ایجاد یک تیم مدیریت پروژه با ساختار پروژه ای نماید. این تیم مدیریت پروژه ممکن است بصورت تمام وقت در اختیار پروژه باشند و حتی درخصوص ارائه گزارش بصورتی خاص بجز سیستم تعریف شده و استاندارد سازمان عمل نمایند.
نهایتا از بین انواع مختلف ساختارهای سازمانی بطور کلی نمی توان اعلام کرد که کدام نوع بهتر می باشد بلکه میبایست با توجه به نوع پروژه و شرایط خاص پروژه تعیین نمود چه ساختار سازمانی مناسب می باشد.